Wyniki kontroli wewnętrznej w UM zleconej przez Burmistrz Krystynę Wróbel

Wyniki kontroli dostępne są pod linkami:

http://bip.umledziny.finn.pl/res/serwisy/pliki/13587640?version=1.0

http://bip.umledziny.finn.pl/res/serwisy/pliki/13587657?version=1.0 

Celem kontroli była ocena podejmowanych działań w zakresie zapewnienia racjonalnego i efektywnego procesu zarządzania sprawami administracyjnymi w rozumieniu obowiązującego regulaminu organizacyjnego w Urzędzie Miasta w Lędzinach. Zidentyfikowanie zagrożeń i słabych punktów w zarządzaniu tym procesem.

Nieprawidłowości wykazane w wyniku kontroli to między innymi brak nadzoru nad realizacją umów, nierzetelne prowadzenie dokumentacji, prowadzenie ksiąg rachunkowych wbrew przepisom ustawy o rachunkowości i podawania w tych księgach nierzetelnych danych, a także niewypełnianie zarządzeń i poleceń pracodawcy. Zidentyfikowane nieprawidłowości stwarzały ryzyko efektu kaskady, w którym kolejne zależne procesy nie mogły zostać prawidłowo wykonywane.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości na bieżąco były podejmowane środki naprawcze.

Na bieżąco byłam informowana o istotnych nieprawidłowościach zidentyfikowanych podczas kontroli i trybie pilnym podejmowałam konieczne działania w celu zminimalizowania negatywnych skutków stwierdzonych nieprawidłowości. Podejmowane przeze mnie działania były bardzo ważne, ponieważ w wyniku przeprowadzonej reorganizacji zmienił się zakres odpowiedzialności pracowników i nie chciałam dopuścić do sytuacji, że ponoszą oni konsekwencje za błędy swoich poprzedników – dodaje burmistrz.

Przez wiele lat urzędy i urzędnicy kojarzyli się mieszkańcom Lędzin z demonstracją władzy, brakiem przychylności, niejasnymi procedurami i piętrzeniem trudności w załatwianiu spraw administracyjnych. A przede wszystkim z brakiem odpowiedzialności. Tak dłużej być nie mogło. Pokazał to zresztą wynik ostatnich wyborów samorządowych, w których mieszkańcy jasno powiedzieli, że chcą zmian. Te zmiany są obecnie wprowadzane i to oczywiste, że nie wszystkim się one podobają.

Stereotypy dotyczące urzędników są mocno zakorzenione w świadomości społecznej.

Dlatego koniecznym było wprowadzenie znacznych zmian w funkcjonowaniu Urzędu Miasta. Zbudowanie pozytywnego wizerunku Urzędu jest ważne zarówno dla mieszkańców Lędzin jak i dla osób w nim zatrudnionych. Nie było to jednak możliwe bez przeprowadzenia zmian w strukturze organizacyjnej Urzędu oraz w metodach zarządzania.

Zmieniałam regulamin organizacyjny po to, aby Urząd mógł sprawniej i efektywniej realizować zadania na rzecz mieszkańców Lędzin. – mówi burmistrz. Wprowadziłam też regulacje polegające na zwiększeniu znaczenia kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem. Prawidłowe stosowanie tych nowoczesnych narzędzi zarządzania powinno się przyczynić do bardziej efektywnego gospodarowania środkami publicznymi.

Jednym z moich zobowiązań wyborczych było mapowanie stanowisk pracy. Przygotowanie opisów stanowisk (mapowanie) to podstawa procesu wartościowania stanowisk pracy oraz wszystkich innych procesów zarządzania kapitałem ludzkim od naboru pracowników po ocenę efektywności i sposobu realizacji zadań. Aktualnie realizujemy ten proces. W opisie stanowiska pracy wskazuje się realizowane zadania, wymagane kompetencje, kwalifikacje i zakres odpowiedzialności ze względu na umiejscowienie stanowiska zgodnie z regulaminem organizacyjnym. Pozwala to na racjonalne zarządzania kadrami w Urzędzie tak aby można było realizować zadania publiczne w sposób efektywny.

Oczywiście w Urzędzie Miasta są ludzie, którzy nie wspierają tych zmian.

Wbrew opiniom mieszkańców niektórzy urzędnicy uważają, że dobrze jest tak jak było. – mówi burmistrz. Za taką postawą stoją: przyzwyczajenie, lęk przed nieznanym, utrata poczucia bezpieczeństwa i czynniki ekonomiczne. Ludzie często wolą żyć w świecie złudzeń. Postrzegają oni swoją rolę oraz odpowiedzialność w pracy w różny sposób i trzeba to zaakceptować. Jednak ja nie mogę aprobować sabotowania zmian polegającego na niewywiązywaniu się niektórych pracowników ze swoich podstawowych obowiązków, które przyjęli na siebie podpisując świadomie swoje zakresy czynności. Uważam, że zmiany w Urzędzie są konieczne, gdyż żaden wybór, żadna koncepcja, a nawet strategia nie jest czymś do końca zamkniętym i doskonałym. Wszystko wymaga modyfikacji, zmiany, udoskonalenia. Toteż każda organizacja, która chce być organizacją efektywną, musi się otwierać na zmiany, a nawet tych zmian poszukiwać i traktować je jako okazje, a nie zagrożenia.

Urząd Miasta pracuje dla mieszkańców i za ich pieniądze jako podatników.

Dlatego moim głównym celem w zarządzaniu Urzędem jest doprowadzenie do tego, aby środki publiczne były wydawane w sposób celowy i oszczędny. Aby efekty osiągnięte dzięki tym nakładom były jak najlepsze, aby wynikały z optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Oczywiście w taki sposób, który umożliwia realizację zadań w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Tak jest to określone w ustawie o finansach publicznych i tak to musi być realizowane we wszelkich działaniach Urzędu. – dodaje burmistrz Krystyna Wróbel.

W swojej pracy zawsze dążę do współpracy i partnerstwa. Dla dobra mieszkańców chcę współpracować ze wszystkimi organizacjami społecznymi i związkami zawodowymi, których działania wspierają realizację zadań samorządu terytorialnego. Współpraca ta musi mieć jednak charakter partnerski. Potrzebne są zatem szerokie uzgodnienia, które jednak są możliwe tylko w atmosferze wzajemnego poszanowania, zrozumienia i zaufania.